A Kutatási Infrastruktúrák Európai Stratégiai Fórumának (ESFRI) ütemtervében azonosítják az európai tudományos közösség számára szükséges kutatási infrastruktúrákat. Mindazonáltal, ezeknek az infrastruktúráknak az ütemtervbe való beillesztése nem jelent garanciát a tényleges megépítésükre. Az építkezés és/vagy az azonosított infrastruktúrák kivitelezését megelőzően számos előzetes döntésre van szükség olyan kérdéseket illetően, mint a finanszírozók azonosítása, a fenntarthatóságot biztosító pénzügyi terv, az érdekeltek által vezérelt irányítási mechanizmusok, a telephely és a létesítmény (illetve a kutató infrastruktúra, amennyiben eltér) üzemeltetésének jogi kerete, az architektúra és a szolgáltatási szabályok.

Az előkészítő szakaszban az ESFRI ütemtervben meghatározott új vagy korszerűsítendő kutatási létesítményre irányuló projektet olyan jogi, pénzügyi, és amennyiben arra vonatkozik, műszaki szintre szükséges eljuttatni, amit a kivitelezés megkövetel.

A pályázati konzorciumban valamennyi érdekelt részvételét biztosítani szükséges, aki a projekt előrehaladásához, a döntések meghozatalához és a pénzügyi elkötelezettségek vállalásához szükséges a kivitelezés megkezdése előtt (például nemzeti/regionális minisztériumok/kormányok, kutatási tanácsok vagy támogató ügynökségek).

A létesítmények műszaki tervének a véglegesítéséhez műszaki munkákat kell végezni, ha szükséges, ami szilárd technikai alapul szolgál a költségbázis kialakításához és a részletes pénzügyi tervezéshez. A projekt pénzügyi szükségleteit oly mértékben szükséges meghatározni, hogy alkalmas legyen a finanszírozást biztosító szervezetek saját közép- és hosszútávú pénzügyi terveinek a kidolgozására. Egy költség-haszon elemzés készítéséhez szükséges az adott kutatási létesítmény társadalmi és gazdasági előnyeinek az elemzése.

A fő tevékenységek közé tartozik olyan jogi és pénzügyi megállapodások előkészítése (beleértve a kutatási létesítmény telephelyét, vezetését, belső szabályait, az új kutatási létesítmény finanszírozását), amelyek a projekt zárásáig aláírásra kell, hogy kerüljenek.